30.06.2023

WKB Legal Alert | Cyfryzacja w prawie spółek handlowych – projekt dyrektywy w sprawie szerszego wykorzystywania narzędzi cyfrowych w działalności spółek handlowych

W dniu 29 marca 2023 r. Komisja Europejska przyjęła projekt dyrektywy w sprawie szerszego wykorzystania i aktualizacji narzędzi i procesów cyfrowych w ramach prawa spółek (dalej: „dyrektywa”). Celem dyrektywy jest ułatwienie transgranicznej działalności spółek poprzez:

  1. zmniejszenie biurokracji i obciążeń administracyjnych w szczególności podczas zakładania spółek zależnych lub oddziałów w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz 
  2. zwiększenie przejrzystości i zaufania do przedsiębiorców transgranicznych.

Cele te mają zostać osiągnięte poprzez wprowadzenie narzędzi cyfrowych ułatwiających działalność transgraniczną spółek, tj.: unijnego certyfikatu spółki zawierającego podstawowe informacje o spółce czy wielojęzycznego, ujednoliconego wzoru unijnego cyfrowego pełnomocnictwa uznawanego we wszystkich państwach członkowskich.

Ponadto dyrektywa wprowadzi tzw. „zasadę jednorazowości”, dzięki której spółki zakładające oddziały lub spółki zależne w innych państwach członkowskich nie będą musiały zgłaszać do rejestrów tych państw własnych danych, wcześniej ujawnionych w krajowych rejestrach działalności gospodarczej. Dane te będą wymieniane za pośrednictwem unijnego systemu integracji rejestrów przedsiębiorstw (BRIS), który zostanie połączony z systemem integracji rejestrów beneficjentów rzeczywistych (BORIS) oraz systemem wzajemnego połączenia rejestrów upadłości (IRI), a także będzie zawierał większą ilość informacji o spółkach.

Zniesiony zostanie również wymóg uzyskiwania legalizacji (apostille) m.in. w odniesieniu do poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów i informacji dotyczących spółek uzyskanych z rejestrów czy aktów notarialnych.

W ocenie Komisji Europejskiej proponowane narzędzia i procesy cyfrowe mają ułatwić ekspansję zagraniczną małym i średnim przedsiębiorstwom, które zazwyczaj nie dysponują takimi zasobami finansowymi i administracyjnymi jak duże spółki, a przez to trudniej jest im obecnie prowadzić działalność transgraniczną.

Projekt dyrektywy jest obecnie przedmiotem obrad w Parlamencie Europejskim i Radzie. Jeśli zostanie on przyjęty i dyrektywa wejdzie w życie, państwa członkowskie będą miały dwa lata na wdrożenie jej przepisów w prawie krajowym. 

 

ZASADA JEDNORAZOWOŚCI

Głównym celem dyrektywy jest ułatwienie zakładania spółek zależnych i oddziałów w innych państwach członkowskich. W ocenie Komisji Europejskiej ograniczenie formalności związanych z wykorzystywaniem informacji o spółkach w sytuacjach transgranicznych ma sprawić, że ich ekspansja zagraniczna będzie mniej czasochłonna i bardziej opłacalna.

Odpowiedzią na dotychczasowe problemy spółek ma być tzw. „zasada jednorazowości”, dzięki której spółki nie musiałyby przedkładać w innym państwie członkowskim informacji i danych, które zostały już przez nie raz podane i wpisane do krajowego rejestru działalności gospodarczej. Przykładowo, jeśli polska spółka chciałaby otworzyć spółkę zależną lub oddział w innym państwie członkowskim, nie będzie ona musiała przedkładać organom tego państwa swoich danych i informacji znajdujących się już w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie bowiem z „zasadą jednorazowości” rejestr państwa członkowskiego, w którym ma zostać utworzona spółka zależna lub oddział spółki – matki zarejestrowanej w innym kraju UE powinien otrzymać takie informacje drogą elektroniczną od rejestru państwa członkowskiego, w którym zarejestrowana jest spółka – matka, z wykorzystaniem systemu integracji rejestrów (BRIS). Ponadto krajowe rejestry działalności gospodarczej zostaną zobowiązane do udostępniania gromadzonych informacji każdemu organowi, jednostce lub osobie upoważnionej na mocy prawa krajowego do zajmowania się jakimkolwiek aspektem tworzenia spółki zależnej lub oddziału.

Przyjęcie dyrektywy ma również doprowadzić do tego, aby informacje o spółkach dostępnych w różnych państwach członkowskich były porównywalne oraz by możliwe było znalezienie odpowiednich informacji o spółkach na poziomie unijnym, bez konieczności sięgania do rejestrów krajowych. Integracja krajowych rejestrów z unijnym systemem BRIS nie tylko ułatwi wyszukiwanie danych o spółkach z innych państw członkowskich, ale również ograniczy potrzebę przedkładania przez spółki dokumentów zawierających informacje znajdujące się już w unijnym rejestrze.

Dodatkowo zintegrowanie krajowych rejestrów, co do zasady udostępniających dane jedynie w języku urzędowym danego państwa członkowskiego, z unijnym systemem integracji rejestrów przedsiębiorstw (BRIS), dostępnym we wszystkich językach urzędowych UE, ułatwi korzystanie z tych danych, w szczególności bez konieczności zlecania ich dodatkowego tłumaczenia.

 

NOWE CYFROWE NARZĘDZIA: UNIJNY CERTYFIKAT SPÓŁKI I UJEDNOLICONE PEŁNOMOCNICTWO

Ułatwienie działalności transgranicznej spółek ma nastąpić przede wszystkim poprzez wprowadzenie następujących cyfrowych narzędzi:

  • unijnego certyfikatu spółki, oraz
  • wielojęzycznego, ujednoliconego wzoru unijnego cyfrowego pełnomocnictwa.

Komisja podkreśla, że spółki powinny mieć możliwość udowodnienia za pomocą prostych i wiarygodnych narzędzi uznawanych transgranicznie przez wszystkie państwa członkowskie, że zostały założone w jednym z nich. Takim narzędziem ma być w szczególności cyfrowy unijny certyfikat spółki zawierający podstawowe informacje o spółce, dostępny we wszystkich językach urzędowych UE. Spółki będą mogły wykorzystywać go do różnych celów, w tym na potrzeby procedur administracyjnych przed organami krajowymi czy postępowań sądowych w innych państwach członkowskich, a także przed instytucjami i organami Unii Europejskiej.

Unijny certyfikat spółki będzie co do zasady wydawany i uwierzytelniany przez krajowe rejestry działalności gospodarczej i będzie zawierał m.in. informacje o firmie i siedzibie spółki, a także dane osób uprawnionych do jej reprezentacji. Będzie go również można uzyskać za pośrednictwem unijnego systemu integracji rejestrów.

Unijny certyfikat spółki będzie wydawany zarówno na wniosek spółki, której dotyczy, jak i osób trzecich. Państwa członkowskie będą mogły pobierać z tego tytułu opłaty, jednak spółki powinny mieć możliwość uzyskania co najmniej raz w roku swojego własnego certyfikatu w sposób bezpłatny.

Certyfikat powinien być uznawany we wszystkich państwach członkowskich UE jako rozstrzygający dowód dotyczący założenia spółki i potwierdzenie jej danych.

Kolejnym cyfrowym narzędziem ułatwiającym działalność transgraniczną spółek ma być unijne ujednolicone cyfrowe pełnomocnictwo, będące wielojęzycznym unijnym wzorem. Spółki działając transgranicznie będą mogły z niego korzystać, aby upoważnić daną osobę do ich reprezentacji. Będzie ono zawierało minimalne obowiązkowe informacje. Takie pełnomocnictwo powinno być sporządzone i odwoływane zgodnie z krajowymi wymogami prawnymi i formalnymi. Będzie ono miało wyłącznie formę cyfrową i będzie uwierzytelniane m.in. przy użyciu elektronicznych podpisów kwalifikowanych.

Spółka, chcąc korzystać z unijnego pełnomocnictwa, będzie zobowiązana do złożenia go w rejestrze działalności gospodarczej. Dzięki temu osoby trzecie, które wykażą swój uzasadniony interes prawny, będą mogły się z nim zapoznać za pośrednictwem właściwego rejestru. Narzędzie to może być przydatne dla notariuszy, instytucji kredytowych i finansowych, właściwych organów czy adwokatów i radców prawnych, którzy będą mogli w ten sposób potwierdzić istnienie cyfrowego pełnomocnictwa.

Unijne cyfrowe pełnomocnictwo będzie honorowane we wszystkich państwach członkowskich UE jako dowód upoważnienia danej osoby do reprezentowania spółki w sposób określony w tym dokumencie.

ZWOLNIENIE Z OBOWIĄZKU LEGALIZACJI DOKUMENTÓW

Dyrektywa ma ponadto zobowiązać państwa członkowskie do zapewnienia, aby m.in. kopie dokumentów poświadczonych przez rejestry działalności gospodarczej za zgodność z oryginałem czy akty notarialnedokumenty administracyjne były zwolnione z wszelkich form legalizacji lub podobnych formalności.

W szczególności przed posłużeniem się jednym z ww. dokumentów w innym państwie członkowskim podmioty działające transgraniczne nie będą musiały uzyskiwać apostille, tj. urzędowego poświadczenia dokumentu krajowego potwierdzającego m.in. podpis i charakter, w jakim działała osoba, która go podpisała. Zwolnieniem z obowiązku legalizacji mają być objęte te dokumenty, które potrzebne są do zakładania spółek oraz rejestracji ich oddziałów w innym państwie członkowskim UE, a także do przekształceń transgranicznych, połączeń i podziałów.

Zwolnienie z konieczności legalizacji dokumentów znacząco przyspieszy wszelkie procesy związane z działalnością transgraniczną spółek, w tym w szczególności te związane zakładaniem spółek zależnych lub oddziałów w innych państwach członkowskich UE.

ZWOLNIENIE Z OBOWIĄZKU PRZYSIĘGŁEGO TŁUMACZENIA DOKUMENTÓW

Dokumenty założycielskie spółek, szczególnie należących do transgranicznych grup kapitałowych czy nastawionych na działalność w kilku krajach, są niejednokrotnie sporządzane w co najmniej dwóch językach. Jednym z nich jest często powszechnie rozumiany język urzędowy Unii Europejskiej (np. język angielski). Dodatkowo spółki nierzadko dobrowolnie publikują na swoich stronach internetowych tłumaczenie swojego aktu założycielskiego na taki język.

W związku z powyższym, a także z uwagi na fakt, że dane o spółkach mają być przechowywane w rejestrach w formacie nadającym się do ich maszynowego tłumaczenia, wymóg uzyskiwania tłumaczeń przysięgłych aktów założycielskich i innych dokumentów znajdujących się w rejestrze działalności gospodarczej ma zostać ograniczony do tych, które zostaną uznane przez państwa członkowskie za absolutnie koniecznie. Tytułem przykładu, państwa członkowskie nadal będą mogły wymagać przedkładania tłumaczeń przysięgłych ww. dokumentów w ramach postępowań sądowych.

ZWIĘKSZENIE WIARYGODNOŚCI I AKTUALNOŚCI INFORMACJI O SPÓŁKACH DOSTĘPNYCH NA POZIOMIE UNIJNYM

Dyrektywa ma doprowadzić również do zwiększenia przejrzystości i zaufania do przedsiębiorców działających transgranicznie. Cel ten ma zostać osiągnięty poprzez zapewnienie większej dokładności, aktualności i wiarygodności danych o spółkach w krajowych rejestrach gospodarczych, które będą również dostępne na poziomie unijnym za pośrednictwem systemu integracji rejestrów (BRIS).

Aktualnie w państwach członkowskich istnieją różne podejścia do weryfikacji informacji o spółkach wpisywanych do krajowych rejestrów pod kątem rzetelności, wiarygodności i aktualności. Skutkuje to niedostatecznym zaufaniem do takich danych w wymiarze transgranicznym oraz sytuacjami, w których dokumenty lub informacje o spółkach pochodzące z rejestru w jednym państwie członkowskim nie są akceptowane jako dowód w innym państwie członkowskim. Dlatego też dyrektywa ujednolici sposób weryfikacji danych i informacji zgłaszanych przez spółki do krajowych rejestrów gospodarczych. Państwa członkowskie zostaną zobowiązane do prewencyjnej kontroli administracyjnej lub sądowej aktów założycielskich oraz statutów spółek, a także wszelkich zmian tych dokumentów pod kątem ich zgodności z prawem. Kontrola taka będzie obejmowała sprawdzenie, czy dokumenty te zawierają wszystkie wymagane prawem informacje, a także czy dokonano wpłaty gotówki lub wniesiono wkład niepieniężny zgodnie z przepisami prawa krajowego.

W ocenie Komisji taka poprawa wiarygodności informacji o spółkach dostępnych w rejestrach umożliwi ich pełniejsze wykorzystanie w transgranicznych procedurach administracyjnych i postępowaniach sądowych.

Ponadto dyrektywa nałoży na spółki obowiązek potwierdzenia raz w roku kalendarzowym, że informacje o nich ujawnione w rejestrze działalności gospodarczej są aktualne. Spółki będą musiały potwierdzać swoje dane niezależnie do tego, czy dokonywały jakichkolwiek zmian wymagających zgłoszenia do rejestru. Komisja proponuje, aby spółki mogły spełniać ten obowiązek przy okazji zgłaszania zmian do rejestru lub składania dokumentów księgowych.

Aby informacje o spółkach w rejestrach były aktualne, ważne jest również zidentyfikowanie spółek, które nie spełniają już wymogów, aby nadal być zarejestrowane w rejestrze działalności gospodarczej. Dyrektywa zobowiąże państwa członkowskie UE do wprowadzenia odpowiednich procedur umożliwiających weryfikację statusu spółek. Procedury weryfikacji powinny obejmować możliwość wyjaśnienia przez spółki swojej sytuacji i dostarczenia niezbędnych danych oraz powinny zapewniać odpowiednią aktualizację statusu spółki w szczególności poprzez ujawnienie informacji o jej zamknięciu, likwidacji, rozwiązaniu czy też dalszej aktywności gospodarczej. Procedury te powinny również obejmować możliwość, w ostateczności, wykreślenia spółki z rejestru zgodnie z procedurami określonymi przez prawo krajowe.

Dodatkowo unijny system BRIS ma zostać połączony z:

  • systemem integracji rejestrów beneficjentów rzeczywistych (BORIS), który łączy krajowe rejestry centralne zawierające informacje o beneficjentach rzeczywistych spółek i innych osób prawnych, trustów i innych rodzajów porozumień prawnych oraz
  • systemem wzajemnego połączenia rejestrów upadłości (IRI).

Taka integracja umożliwi łatwiejszy i szybszy dostęp do wielu danych o spółkach, w szczególności istotnych z punktu widzenia ich kontrahentów. Dużym uproszczeniem będzie niewątpliwie możliwość ich wyszukania w jednym rejestrze tj. w systemie BRIS.

W konsekwencji nowe regulacje mają doprowadzić do pełniejszej ochrony osób trzecich wykorzystujących informacje o spółkach w szczególności tych działających transgranicznie oraz przyczynić się do zwalczania oszustw i nadużyć, a tym samym do prawidłowego funkcjonowania jednolitego rynku.

NOWE INFORMACJE PODLEGAJĄCE ZGŁOSZENIU

Dyrektywa zobowiąże również spółki do ujawniania pewnych dodatkowych informacji i danych w rejestrach działalności gospodarczej. Spółki zostaną m.in. zobligowane do podawania informacji w jakim państwie członkowskim UE lub państwie trzecim znajduje się ich centralny zarząd lub siedziba głównego przedsiębiorstwa, jeśli nie jest to państwo członkowskie siedziby statutowej.

Projekt unijnej dyrektywy zakłada również nałożenie na spółki obowiązku ujawniania informacji związanych z grupą kapitałową, do której należą. Ma to umożliwić wizualizację struktur grup kapitałowych, zapewnić przejrzystość i zwiększenie zaufania środowiska biznesowego jak również przyczynić się do skutecznego wykrywania oszustw i nadużyć. Obowiązek ujawniania informacji o strukturach grup kapitałowych będzie dotyczył zarówno krajowych, jak i transgranicznych grup kapitałowych.

Odpowiednie informacje o grupie kapitałowej mają być zgłaszane zarówno do rejestrów spółek dominujących jak i zależnych, przy czym jednostki dominujące najwyższego szczebla podlegające prawu państwa członkowskiego powinny ujawniać w swoich rejestrach krajowych podstawowe informacje o wszystkich spółkach zależnych. W szczególności mają one obejmować firmę i formę prawną każdej spółki zależnej oraz państwa ich siedziby wraz z ich numerem rejestrowym.

W przypadku, gdyby spółka dominująca najwyższego szczebla podlegała prawu państwa trzeciego, obowiązek, o którym mowa powyżej, przejdzie na spółkę zależną znajdującą się najbliżej jednostki dominującej najwyższego szczebla w łańcuchu kontroli, ale mającą siedzibę w Unii Europejskiej i podlegającą prawu państwa członkowskiego.

Ponadto jednostki dominujące najwyższego szczebla w grupie spółek lub spółki zależne z siedzibą w Unii Europejskiej znajdujące się najbliżej jednostek dominujących najwyższego szczebla w łańcuchu kontroli (w przypadku gdy jednostki dominujące podlegają prawu państwa trzeciego) zostaną zobowiązane do aktualizacji co najmniej raz w roku, nie później niż w dniu ujawnienia dokumentów księgowych, informacji o grupie kapitałowej. Dodatkowo każda spółka zależna będzie samodzielnie odpowiedzialna za aktualizację informacji o jej przynależności do grupy kapitałowej w swoim rejestrze na podstawie informacji przekazywanych od jednostek dominujących.

Informacje te będą udostępniane również bezpośrednio na poziomie unijnym za pomocą systemu integracji rejestrów.

PODSUMOWANIE

Rozwiązania zaproponowane przez Komisję Europejską w projekcie dyrektywy znacznie ułatwią działalność spółek z siedzibą w Unii Europejskiej, w szczególności w wymiarze transgranicznym. Jako korzystne należy ocenić propozycje wprowadzenie „zasady jednorazowości”, zwolnienia części dokumentów z obowiązku ich legalizacji czy wprowadzenia narzędzi cyfrowych, tj. unijnego certyfikatu spółki i wzoru unijnego pełnomocnictwa. Rozwiązania te pozwolą prowadzić transgraniczną działalność w sposób bardziej odformalizowany.

Omawiana dyrektywa jest jednak dopiero w fazie projektu, który będzie teraz przedmiotem obrad w Parlamencie Europejskim i Radzie. Jeśli zostanie przyjęta, państwa członkowskie będą miały dwa lata na jej implementację.

Będziemy Państwa informować o dalszym przebiegu prac nad dyrektywą i jej ostatecznym kształcie.

W przypadku pytań związanych z przedstawionymi zagadnieniami prosimy o kontakt z naszymi prawnikami z zespołu prawa spółek i ładu korporacyjnego: Anną Wojciechowską, Anną Fennig, Igorem Sochą oraz Anną Oleś.

Podstawa prawna: Projekt Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 marca 2023 r. zmieniającej dyrektywy 2009/102/WE i (UE) 2017/1132 w odniesieniu do szerszego wykorzystania i aktualizacji narzędzi i procesów cyfrowych w ramach prawa spółek.

Tekst alertu można pobrać TUTAJ.

Powiązane obszary praktyk:

Prawo spółek i ład korporacyjny

Zobacz również:
Prawo spółek i ład korporacyjny
25.06.2024
WKB Legal Alert | Elektroniczna rejestracja stowarzyszeń
ESG
06.05.2024
Projekt ustawy wdrażający dyrektywę CSRD opublikowany
Bankowość i Finanse
27.03.2024
WKB Lawyers w rankingu Legal 500 EMEA 2024
Ta witryna jest zarejestrowana na wpml.org jako witryna w budowie.